ANNONCE
Et nyt kundesystem lover bedre overblik. Et projektstyringsværktøj skal gøre samarbejdet lettere, og en ny cloudløsning skal samle virksomhedens dokumenter ét sted.
Mulighederne er mange, når virksomheder vil udvikle deres digitale arbejdsplads. Udfordringen er at finde ud af, hvilke investeringer der faktisk gør en forskel.
For et program kan sagtens have imponerende funktioner uden at passe til de mennesker, der skal bruge det.
I mindre virksomheder bliver beslutningen om nye digitale løsninger ofte truffet af ejeren eller en leder, som også har mange andre opgaver. Derfor kan det være værd at få en IT konsulent med ind over, før virksomheden binder sig til nye abonnementer eller større projekter.
Det første spørgsmål bør handle om arbejdsdagen
Forestil dig en virksomhed, hvor salgsafdelingen bruger for meget tid på at finde oplysninger om kunderne.
En medarbejder foreslår et nyt CRM-system. En anden har set en smart platform, der kan automatisere opfølgning, og ledelsen begynder at indhente tilbud.
Men inden løsningerne bliver sammenlignet, er det værd at undersøge, hvorfor oplysningerne er svære at finde.
Måske registrerer medarbejderne kunderne forskelligt. Måske ligger vigtige dokumenter i private mapper, eller måske bliver det eksisterende system ikke brugt efter hensigten.
Hvis problemet først og fremmest skyldes uklare arbejdsgange, er et nyt program ikke nødvendigvis svaret.
Her kan ekstern rådgivning hjælpe med at skille behovene fra ønskerne.
Azend tilbyder eksempelvis strategisk og praktisk IT-rådgivning, hvor arbejdet begynder med virksomhedens mål og udfordringer frem for et bestemt produkt.
På https://azend.dk/it-konsulent/ beskriver Azend blandt andet, hvordan virksomhedens eksisterende teknologi kan gennemgås, og hvordan en IT-konsulent kan hjælpe med at vælge og implementere løsninger.
Rådgivningen kan også bruges i afgrænsede projekter eller som supplement til en intern IT-afdeling.
For virksomhedsejeren handler det især om at få et kvalificeret grundlag at træffe beslutninger på.
Det kan være en stor fordel, hvis virksomheden eksempelvis står over for at skifte økonomisystem, indføre et nyt kundesystem eller samle flere digitale tjenester.
Undersøg, hvordan de nye systemer skal arbejde sammen
Et nyt program fungerer sjældent helt alene.
Kundesystemet skal måske udveksle oplysninger med virksomhedens e-mail og økonomiprogram. En ny webshop skal kunne sende ordrer videre til lageret, og medarbejderne skal have adgang til dokumenter fra forskellige arbejdssteder.
Derfor bør virksomhedens eksisterende IT undersøges, inden der bliver skrevet under på en større aftale.
En løsning, der ser enkel ud under en demonstration, kan vise sig at kræve dyre integrationer eller ændringer i andre systemer.
Det gælder også sikkerheden.
Hvis et nyt værktøj skal behandle kundeoplysninger, bør virksomheden undersøge, hvor data opbevares, hvem der har adgang, og hvilke aftaler der er nødvendige.
En grundig vurdering kan begynde med fem spørgsmål:
- Hvad skal løsningen forbedre? Beskriv en konkret opgave, der skal blive hurtigere, nemmere eller mere pålidelig.
- Kan den fungere sammen med eksisterende systemer? Undersøg integrationer, dataformater og eventuelle ekstraomkostninger.
- Hvem skal bruge den? Tal med medarbejderne om deres daglige arbejdsopgaver og behov.
- Hvad koster hele projektet? Medregn licenser, opsætning, oplæring, vedligeholdelse og fremtidige ændringer.
- Hvordan kan virksomheden komme videre senere? Undersøg mulighederne for at eksportere data og skifte leverandør.
Det er også relevant at se på, hvilke kompetencer virksomheden selv råder over.
En intern medarbejder kan have et godt kendskab til systemerne, men mangle erfaring med en bestemt integration eller større omlægning.
I sådanne situationer kan en ekstern IT-konsulent bidrage med specialviden i en afgrænset periode.
Omvendt bør en rådgiver også kunne pege på, når virksomheden allerede har en tilstrækkelig løsning.
Den bedste anbefaling er ikke altid at købe noget nyt.
Et vellykket IT-projekt skal kunne mærkes i hverdagen
Når virksomheden har valgt en digital løsning, begynder en mindst lige så vigtig del af arbejdet: at få den til at fungere i praksis.
Det kræver ofte mere end teknisk installation.
Medarbejderne skal vide, hvordan systemet bruges, hvem der har ansvar for de forskellige opgaver, og hvor de kan få hjælp, hvis noget ikke fungerer som forventet.
Derfor kan det være en fordel at afprøve løsningen i mindre skala, inden den bliver indført i hele virksomheden.
Et nyt projektstyringsværktøj kan eksempelvis testes af ét team i nogle uger.
Undervejs kan virksomheden undersøge, om medarbejderne får bedre overblik, eller om systemet blot har flyttet de gamle problemer til en ny platform.
Det er også vigtigt at måle på den opgave, som investeringen oprindeligt skulle forbedre.
Hvis formålet var at reducere tiden til at behandle kundehenvendelser, bør virksomheden undersøge, om svartiden faktisk er blevet kortere.
Hvis målet var færre manuelle indtastninger, bør det være muligt at se, om medarbejderne bruger mindre tid på dem.
Opfølgning bør være en del af aftalen
En IT-konsulent kan hjælpe med både den indledende planlægning og den efterfølgende implementering.
Azend beskriver netop en tilgang, hvor rådgivningen ikke stopper ved en anbefaling, men også kan omfatte gennemførelse og opfølgning.
Det er dog vigtigt at aftale de konkrete leverancer på forhånd.
Virksomheden bør eksempelvis få afklaret, om konsulentens opgave omfatter kortlægning, valg af system, opsætning, oplæring eller løbende sparring.
Prisen afhænger typisk af projektets omfang og den specialistviden, der er behov for. Derfor er en tydelig opgavebeskrivelse vigtigere end blot at sammenligne timepriser.
Når løsningen er taget i brug, bør medarbejdernes erfaringer samles op. Måske viser det sig, at en arbejdsgang skal justeres, eller at nogle funktioner slet ikke bliver brugt.
Det er værdifuld viden, som kan forhindre virksomheden i at gentage de samme fejl ved næste investering.
For digital udvikling består sjældent af ét stort projekt, der løser alle problemer. Den foregår oftere gennem en række beslutninger, hvor nye behov opstår, efterhånden som virksomheden ændrer sig.
Med et klart formål, realistiske forventninger og forståelse for medarbejdernes arbejde bliver det lettere at vælge løsninger, der holder længere end den første begejstring.
Og det er netop dér, en IT-konsulent kan gøre en forskel: ved at hjælpe virksomheden med at bruge pengene på teknologi, der forbedrer arbejdet, frem for blot at føje endnu et system til listen.
